Privacy is bij Skeelergroep Stede Broec een belangrijk punt. Zo bewaren we alleen die gegevens die voor een goede gang van zaken binnen de vereniging nodig zijn. Daarbij zijn gegevens beperkt beschikbaar voor uitvoerenden binnen het bestuur en commissue’s.
Skeelergroep Stede Broec heeft het recht om foto- en videomateriaal te gebruiken van deelnemers en aanwezigen tijdens de activiteiten.
Voor de volledigheid staat hieronder het volledige privacybeleid van de Skeelergroep Stede Broec:
Privacy beleid van Skeelergroep Stede Broec
Skeelergroep Stede Broec verwerkt persoonsgegevens. Wij willen je hierover graag duidelijk en transparant informeren. In dit privacy statement geven wij je antwoord op de belangrijkste vragen over de verwerking van persoonsgegevens door Skeelergroep Stede Broec.
Wat zijn persoonsgegevens?
Er zijn gegevens die iets over jou zeggen. Bijvoorbeeld je naam, adres, leeftijd. Wanneer (een combinatie van) deze gegevens naar jou herleid kunnen worden spreken we over persoonsgegevens. Bijvoorbeeld je adres of e-mailadres. Maar bijvoorbeeld ook je voornaam samen met je geboortedatum. Wanneer anderen die persoonsgegevens hebben, moeten ze daar zorgvuldig mee omgaan. Ook foto’s en video’s worden gezien als persoonsgegevens.
Van wie verwerkt Skeelergroep Stede Broec persoonsgegevens?
Skeelergroep Stede Broec verwerkt persoonsgegevens van mensen met wie wij direct of indirect een relatie hebben, willen krijgen of hebben gehad. Dat zijn bijvoorbeeld gegevens van:
- Jeugdleden en vrijwilligers van de bij Skeelergroep Stede Broec aangesloten organisatieonderdelen (commissies, trainers etc.)
- Mensen die interesse tonen in een lidmaatschap bij Skeelergroep Stede Broec of ooit een lidmaatschap hebben gehad
- Mensen die aan een bedrijf of organisatie verbonden zijn, waar wij een relatie mee hebben, willen krijgen of hebben gehad
Wie verwerken van mijn persoonsgegevens, en waarmee?
Alle organisatieonderdelen van Skeelergroep Stede Broec verwerken persoonsgegevens in MS Office, de administratieve applicatie van Skeelergroep Stede Broec en de daaraan gerelateerde applicaties.
Daarnaast worden gegevens opgeslagen in Google Drive.
Tevens kunnen gegevens in een beveiligde boekhoudpakket en het pakket van de RABO-bank opgeslagen zijn.
Waarvoor verwerkt Skeelergroep Stede Broec persoonsgegevens?
Als je lid wilt worden van Skeelergroep Stede Broec of aan de slag wilt gaan als vrijwilliger of een andere relatie met ons aan wilt gaan, hebben we persoonsgegevens nodig. Met behulp van je gegevens kunnen we je op de juiste wijze inschrijven als lid, zorg dragen voor je verzekering en bijvoorbeeld een Verklaring Omtrent Gedrag voor je aanvragen als vrijwilliger.
Als je eenmaal lid of relatie van Skeelergroep Stede Broec bent, dan willen we je goed van dienst zijn. Wij gebruiken je naam en adresgegevens bijvoorbeeld om contact met je te onderhouden en je te informeren over lidmaatschap gerelateerde zaken, maar ook als je een vraag stelt, verwerken wij je gegevens om je zo goed mogelijk te kunnen helpen.
Gegevens kunnen ook gebruikt worden voor promotiedoeleinden of informatievoorziening. Bijvoorbeeld om je te informeren over een nieuwe activiteit vanuit Skeelergroep Stede Broec of het doorgeven van afgelastingen bij slecht weer. Wil je niet benaderd worden door een bepaald organisatieonderdeel? Dan kun je dit aangeven door dit per e-mail kenbaar te maken via administratie@skeelergroepstedebroec.nl.
Tot slot zijn er praktische zaken waarvoor we gegevens verwerken. Bijvoorbeeld ter ondersteuning van administratieve processen rondom contributie enzovoorts.
Verwerkt Skeelergroep Stede Broec ook bijzondere persoonsgegevens?
Bijzondere persoonsgegevens zijn gevoelige gegevens, bijvoorbeeld over gezondheid, strafrechtelijk verleden, etnische gegevens of gegevens betreffende ras.
Wij verwerken alleen bijzondere persoonsgegevens als wij dat moeten op basis van de wet, met jouw toestemming of als je dat ons vraagt. In dat laatste geval verwerken wij deze gegevens alleen als dat noodzakelijk is voor onze dienstverlening. Je kunt hierbij denken aan een overeenkomst dat je met Skeelergroep Stede Broec hebt gemaakt ten behoeve van een evenement of deelname aan lessen.
Skeelergroep Stede Broec controleert actief of gegevens die van de wet niet mogen worden opgeslagen, zoals een BSN-nummer, niet worden geregistreerd door organisatieonderdelen.
Hoe gaat Skeelergroep Stede Broec met mijn persoonsgegevens om?
Je persoonsgegevens worden zorgvuldig bewaard en niet langer dan noodzakelijk is voor normaal gebruik binnen de vereniging of het doel waarvoor zij zijn, verwerkt.
Wie kan er bij mijn persoonsgegevens?
Een organisatieonderdeel van Skeelergroep Stede Broec, kan een deel van jouw gegevens inzien. Echter bepaald het Dagelijks Bestuur welke gegevens beschikbaar zijn, dus alleen relevante gegevens. Binnen WhatsApp kunnen leden elkaars adres en telefoonnummer zien (tenzij je aangegeven hebt dat deze gegevens geheim zijn). Dat kan handig zijn, voor het maken van onderlinge afspraken. De gegevensbeheerder van het organisatieonderdeel, kan je gegevens – net als jijzelf – muteren.
Uitwisseling van persoonsgegevens binnen Skeelergroep Stede Broec
Willen wij gegevens voor een ander doel gebruiken dan waarvoor ze oorspronkelijk verwerkt waren? Dan kunnen wij dat alleen wanneer er tussen beide doelen een nauwe verwantschap bestaat. Bijvoorbeeld als je je inschrijft voor een evenement en daarvoor contactgegevens direct uit de ledenadministratie worden opgehaald. Skeelergroep Stede Broec kan en mag geen gegevens uitwisselen met externe partijen.
Welke regels gelden bij de verwerking van persoonsgegevens?
Bij de verwerking van persoonsgegevens is Skeelergroep Stede Broec gebonden aan de daarvoor geldende wet- en regelgeving.
Kan ik zien welke gegevens Skeelergroep Stede Broec van mij verwerkt?
Na afspraak met de secretaris kun je je gegevens met betrekking tot jouw lidmaatschapsregistratie of relatie met Skeelergroep Stede Broec, inzien en bewerken.
Waar kan ik terecht met een vraag of klacht?
Voor vragen of klachten over de verwerking van persoonsgegevens door Skeelergroep Stede Broec kun je ook altijd contact opnemen met Skeelergroep Stede Broec via administratie@skeelergroepstedebroec.nl.
Wijzigingen privacy beleid
Skeelergroep Stede Broec behoudt zich het recht voor om wijzigingen aan te brengen in dit privacy beleid. Het verdient aanbeveling om dit privacy beleid te raadplegen, zodat je van de wijzigingen op de hoogte bent. Je kunt dit privacy beleid opvragen bij de secretaris of zelf opslaan of raadplegen via www.skeelergroepstedebroec.nl.
Foto- en videomateriaal
Skeelergroep Stede Broec behoudt zich het recht voor om beschikbaar foto- en videomateriaal te gebruiken voor promotie- en informatiedoeleinden zoals nieuwsbrief, website en social media.
Doelbinding
Persoonsgegevens worden door Skeelergroep Stede Broec alleen verwerkt voor het doel waarvoor ze deze heeft verkregen.
Lidmaatschap
Persoonsgegevens: NAWTE, geboortedatum, T(s) voor noodsituaties, (e.v.t.) rekeningnummer, lidmaatschapsvorm, groepslid en bij jeugdlid NAWTE van wettelijke vertegenwoordiger(s)
Overeenkomst: Lidmaatschapsovereenkomst
Verwerkingen: Ledenadministratie, contributieheffing, informatieverstrekking, presentielijsten lessen jeugdleden en uitnodiging activiteiten en evenementen
Verwerkt door: Voorzitter, secretaris en penningmeester
Bewaartermijn: Gedurende het lidmaatschap, daarna maximaal 5 jaar
Toelichting: Gegevens gerelateerd aan je lidmaatschap worden in beperkte vorm na uitschrijving bewaard om statistische informatie zoals ledenaantallen over de jaren heen, juist te kunnen blijven genereren.
Vrijwilligers
Persoonsgegevens: NAWTE, geboortedatum, evt. rekeningnummer voor betalingen
Overeenkomst: Vrijwilligersovereenkomst
Verwerkingen: Ledenadministratie, informatieverstrekking en uitnodiging activiteiten en evenementen
Verwerkt door: Voorzitter, secretaris, penningmeester en beperkt door voorzitter betrokken commissie
Bewaartermijn: Gedurende het lidmaatschap, daarna maximaal 5 jaar
Deelnemers Toertocht
Persoonsgegevens: NAWTE, geboortedatum en T(s) voor noodsituaties
Overeenkomst: Deelnemersovereenkomst (op inschrijfformulier)
Verwerkingen: Deelnemersadministratie, informatieverstrekking en uitnodiging activiteiten en evenementen
Verwerkt door: Voorzitter, secretaris en beperkt door betrokken leden van organisatie of commissie
Bewaartermijn: Maximaal 5 jaar
Toelichting: Oud-deelnemers kunnen benaderd worden voor , informatieverstrekking en uitnodiging activiteiten en evenementen
Relaties
Persoonsgegevens: NAWTE
Overeenkomst: Leverancier, sponsor, overheid, andere (sport)vereniging, organisaties of instellingen m.b.t. uitvoering (skeeler)sport
Verwerkingen: Informatieverstrekking, vergunningsaanvragen, aanschaf/huur materialen of faciliteiten, sponsorverzoeken, samenwerkingsverzoeken en uitnodiging activiteiten en evenementen
Verwerkt door: Voorzitter, secretaris en beperkt door betrokken leden van organisatie of commissie
Bewaartermijn: Maximaal 5 jaar
Toelichting: Dit gedeelte beschrijft het beheer van gegevens van relaties zoals dat normaliter gebruikelijk is voor een (sport)vereniging om haar doelen te verwezenlijken en het realiseren van activiteiten en evenementen.
Oud leden
Persoonsgegevens: NAWTE
Overeenkomst: Lidmaatschapsovereenkomst
Verwerkingen: Informatieverstrekking en uitnodiging activiteiten en evenementen
Verwerkt door: Voorzitter, secretaris en beperkt door betrokken leden van organisatie of commissie
Bewaartermijn: Maximaal 5 jaar
Toelichting: Het informeren van oud leden ten behoeve van het organiseren van een reünie of evenement. Voor het bewaren van deze gegevens gelden de wettelijk bepaalde voorschriften.